Firmy, które wysyłają swoich pracowników w teren – instalatorzy, serwisanci, budowlańcy, technicy – dobrze wiedzą, że logistyka to tylko wierzchołek góry lodowej. Prawdziwe wyzwania zaczynają się w momencie, gdy trzeba połączyć zadania, ludzi, koszty, dokumenty i terminy w jedną, spójną całość.
W tym artykule przedstawiamy najczęstsze problemy, z jakimi borykają się firmy z ekipami mobilnymi oraz konkretne sposoby, jak można je rozwiązać dzięki systemowi webFirma.
Problem 1: Chaos w delegowaniu zadań
W wielu firmach zadania przekazywane są „na szybko” – przez telefon, SMS-em, czasem na kartce. Efekt? Pracownik nie ma wszystkich informacji, nie wie dokładnie co zrobić, nie zna priorytetów ani kontekstu. Traci czas, wraca z pytaniami, popełnia błędy.
Rozwiązanie: webFirma pozwala przypisywać zadania w systemie i aplikacji mobilnej – z opisem, dokumentami, terminem, lokalizacją i statusem. Pracownik ma wszystko pod ręką. Szef widzi, kto, co i na kiedy ma wykonać.
Problem 2: Brak informacji zwrotnej z terenu
Pracownicy wykonują zadania, ale raporty trafiają z opóźnieniem – na koniec dnia, tygodnia, miesiąca… Często brakuje szczegółów, a niektóre dane w ogóle przepadają. Zarządzający nie wiedzą, na jakim etapie są prace ani co się realnie dzieje w terenie.
Rozwiązanie: dzięki aplikacji webFirma pracownicy raportują wykonanie zadania od razu – z opisem, czasem pracy, zdjęciem, a nawet podpisem klienta. Dane trafiają w czasie rzeczywistym do systemu i są od razu widoczne dla menedżera.
Problem 3: Trudności z rozliczeniem czasu pracy
Bez dokładnych danych z terenu trudno obliczyć rzeczywisty czas pracy – a co dopiero odróżnić godziny planowe od nadgodzin. W efekcie rozliczenia są opóźnione, niedokładne i często powodują nieporozumienia.
Rozwiązanie: pracownik w webFirma rejestruje czas pracy przy każdym zadaniu. System automatycznie rozlicza godziny zwykłe, nadgodziny i łączy je z kosztami projektu. Masz gotowe zestawienia do płac, rozliczeń i analiz.
Problem 4: Brak kontroli nad kosztami projektów
Materiały znikają z magazynu, koszty narastają, a projekt traci rentowność. Gdy na koniec miesiąca chcesz policzyć, ile kosztowało wykonanie zlecenia – okazuje się, że dane są niekompletne, rozproszone lub zbyt ogólne.
Rozwiązanie: webFirma zbiera koszty na bieżąco – zarówno pracy, jak i materiałów, usług zewnętrznych, czy zużycia pojazdów. Każdy koszt przypisywany jest do konkretnego projektu. Masz pełny bilans plan vs rzeczywistość – zawsze aktualny.
Problem 5: Dokumenty rozsiane po firmie
Umowy, zlecenia, oferty, skany faktur, notatki – wszystko rozrzucone po skrzynkach mailowych, komputerach i szufladach. Gdy trzeba coś znaleźć, zaczyna się panika. A gdy pracownik odejdzie z firmy, znika również część wiedzy operacyjnej.
Rozwiązanie: webFirma przechowuje wszystkie dokumenty w jednym miejscu – przypisane do projektów, zadań i klientów. Dostęp do plików jest kontrolowany, uporządkowany i możliwy z każdego miejsca – również przez aplikację mobilną.
Problem 6: Brak bieżących raportów
Bez raportów nie ma decyzji. A jeśli dane trzeba zbierać z kilku różnych miejsc, obrabiać w Excelu i przesyłać mailem – to zanim raport powstanie, jest już nieaktualny.
Rozwiązanie: webFirma generuje raporty automatycznie. Masz pod ręką dane o rentowności projektów, efektywności pracowników, statusach zadań, kosztach i przychodach. Wszystko aktualne, przejrzyste i dostępne na kliknięcie.
Dlaczego webFirma?
Bo został stworzony z myślą o firmach, które:
- pracują z zespołami w terenie,
- realizują wiele projektów jednocześnie,
- potrzebują szybkiej informacji,
- chcą rozliczać pracę i koszty dokładnie i bez stresu.
System łączy funkcje zarządzania projektami, zadaniami, kosztami, dokumentami i personelem – w jednej platformie dostępnej z komputera i telefonu.
Chcesz zobaczyć, jak webFirma działa w praktyce?
Umów się na darmową prezentację – online i bez zobowiązań.
Pokażemy Ci system „od środka” i odpowiemy na wszystkie pytania.
📅 Wybierz dogodny termin przez Calendly:
webFirma – mniej chaosu, więcej kontroli.
Zarządzaj firmą z głową – nawet jeśli działa w terenie.
